Une facture est un document officiel qui sert à certifier la fourniture d’un bien et/ou d’un service par le vendeur à un acheteur pour un prix déterminé. Tous ceux qui se présentent comme entrepreneurs (tant en tant qu’entreprise individuelle qu’en tant qu’entreprise), indépendants ou exerçant des professions dans le domaine artistique sont tenus d’émettre une facture. Ce document indique la TVA, ou taxe sur la valeur ajoutée à payer à l’État, et qui fait de chaque facture un document indispensable à des fins fiscales.
Il n’existe pas de schéma contraignant pour remplir une facture, il suffit de se conformer à la législation puis d’insérer les éléments obligatoires requis par la loi Belge Mais quelles sont les données obligatoires sur une facture ? Nous vous expliquerons en détail dans le paragraphe suivant.
Emettre une facture : les données essentielles
Après avoir effectué un service ou fourni un service à votre client, il est nécessaire d’émettre une facture, qui doit contenir les données du fournisseur, les données du client et les détails sur le service effectué.
Selon la loi, les informations contenues dans une facture doivent être les suivantes :
- La date d’émission;
- Le numéro d’émission progressif (généralement, par année civile);
- Les données du fournisseur, telles que le nom de l’entreprise, le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de TVA et, dans certains cas, également le code fiscal (qui pour les entreprises correspond généralement au numéro de TVA) ;
- Les données client, telles que l’adresse ;
- La description de la qualité, de la quantité et du prix des biens ou services offerts ;
- Les éventuelles remises, frais accessoires et dépenses prévues ;
- Le montant de la TVA applicable pour la catégorie de services traités ;
- Le total de la facture.
De plus, chaque facture est composée de deux parties : la partie descriptive traite des aspects relatifs au fournisseur, au client et des informations générales sur la facture, tandis que la partie tabulaire présente en détail les biens achetés avec les prix relatifs, calculés avec TVA. et enfin le montant total de la facture.
La description des biens ou les services offerts
Après les données relatives à votre entreprise et celles du client, il est nécessaire de remplir soigneusement la partie tabulaire de la facture, qui indique les biens ou services fournis en référence à la quantité et au prix. Pour mentionner les articles vendus par exemple, il suffit d’entrer le nom dans votre catalogue et à côté le prix HT et TTC. En cas de remise, celles-ci doivent également être dûment signalées.
La taxe sur la valeur ajoutée, communément appelée TVA, est une taxe en vigueur dans tous les pays de l’UE qui s’applique en cas de vente de biens et de services fournis par les titulaires d’un numéro de TVA. Pour l’application de la TVA, les conditions suivantes doivent être remplies.
L’obligation d’émettre des factures et durée de conservation
Chaque fois qu’un échange économique a lieu, il est nécessaire d’émettre une facture, en deux exemplaires. Il existe deux types de factures : la facture immédiate émise le jour de la livraison et la facture différée émise le 15 du mois suivant le mois de livraison. Au contraire, la durée de conservation des documents varie selon les services pris en considération, même s’il est conseillé de tout conserver pendant au moins 10 ans, afin d’éviter tout problème quel qu’il soit. En outre, veuillez noter qu’à des fins fiscales, toutes les factures et dépenses déductibles afférentes doivent être conservées jusqu’à la définition des avis d’imposition relatifs à la période fiscale correspondante.
La facture simplifiée
Il est possible d’émettre une facture simplifiée, si le montant total de la prestation TTC est de 100 EUR. Par rapport à une facture normale, il existe quelques simplifications, à savoir :
- Seul le numéro de TVA ou le code fiscal du client résidant en Belgique ou dans un pays de l’UE est spécifié, sans indiquer de données personnelles et résidentielles ;
- Le total du montant total est précisé (TVA déjà intégrée) ;
- Les détails des services sont spécifiés, plutôt que leur quantité et leur qualité.
Il n’est toutefois pas possible de recourir à ce type de facture dans le cas de ventes intracommunautaires, de ventes à distance ou de prestations de services/ventes de biens à un assujetti résidant dans un pays de l’UE où la taxe est due. En établissant une facture de ce type, il y a donc une simplification maximale par rapport à la procédure normale et facilite le processus d’émission dans les cas où elle est applicable. En savoir plus, veuillez contacter le comptable en cas de doute ou si vous avez d’autres questions.